Günlük çalışma hayatında toplantılar önemli bir yer kaplıyor. Ortalama bir çalışan her ay 62 toplantıya katılıyor ve bu toplantıların yarısı zaman kaybı olarak nitelendiriliyor. Yani ayda 31 saat boşa harcanıyor diyebiliriz. Örneğin, Amerika Birleşik Devletleri’nde her yıl 37 milyon dolar verimsiz toplantılar nedeniyle kaybediliyor. Peki ortak fikirlerin üretildiği ve insanların birbirlerini daha iyi tanıyabilmelerini sağlayan bu toplantıları nasıl verimli hale getirebiliriz?

1) Toplantıyı yönetecek bir moderatör seçin.

Toplantıyı ayarlamak ve toplantının planlanan bir şekilde ilerlemesi için bir moderatör seçin. Belirlenen moderatörü seçerken takım üyeleri tarafından güvenilen ve saygı duyulan biri olmasına dikkat edin.

2)Toplantıda görüşlerinizi paylaşın.

Paylaştığınız görüşler hem şirket içerisindeki yerinizi hem de şirketin geleceğini belirler. Görüşlerinizi paylaşmadığınız takdirde bir daha o fırsatı yakalamanız zorlaşacaktır. Görüşlerinizi paylaşabilmek için ise toplantı konusuna hakim olmanız gerektiğini unutmayın.

3)Olabildiğince kısa toplantılar yapmayı deneyin.

İnsanların odaklanma süresi 30 dakikadır. Zamanın kısıtlı olması, insanları teşvik eder ve insanların daha kolay odaklanmasını sağlar. Araştırmalara göre, toplantı süresi kısa tutulduğunda insanlar soru sormak yerine amaca yönelik fikirler üretmeye çalışıyor. Bu nedenle, toplantılarınızın 1 saati geçmemesine özen gösterin.

4) İsviçre treni yaklaşımını benimseyin.

Genellikle toplantıların en büyük sorunlarından biri toplantıya belirlenen saatinde başlayamamak oluyor. Bunu engellemek için toplantıları 10.13 veya 11.53 gibi oldukça spesifik saatlerde başlatın ve toplantı süresini belirlerken de bu süreye sadık kalın. Toplantı belirli bir saatte başladığında bu diğerlerini de etkileyecektir.

5) Son 10 dakikayı toplantı konularını toparlamaya ayırın.

İnsanların odaklanma süreleri birbirinden farklı olabiliyor. Toplantı sırasında odaklanmadan kaynaklanan soru işaretleri oluşabiliyor. Toplantının son 10 dakikasını, konuları toparlamaya ayırarak insanların kafasındaki soru işaretlerini giderebilirsiniz. Böylece insanlar, ne yapmaları gerektiğini daha iyi kavrayacaktır.

6) Gelecekle ilgili fikirler üretin.

Geçmişte yapılanları eleştirmek, gelecekteki aynı hataları yapmamayı sağlar. Ancak geçmişe fazla takıldığınız zaman bugün ve yarınınızı planlamada zaman yönetimi sorunu yaşarsınız. Bu yüzden, geçmişte yapılanları eleştirmeyi kısa tutun.

Şantiyelerde toplantılar açık alanda gerçekleşebileceği için iş güvenliğini de göz önünde bulundurmak gerekiyor. İş kazaları, yaralanmalara neden olurken, zaman yönetiminizi de etkiler. Yisgüm olarak iş güvenliği ve sağlığın konusunda farkındalık yaratmaya devam ediyoruz.