29 Aralık 2012 tarihinde İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği ile yürürlüğe giren Öneri ve Tespit Defteri, iş yeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı tarafından yapılan tespit, tavsiye ve diğer hususların yazıldığı defterdir. Üzerinde seri numaraları bulunan bu defter, 1 asıl, 2 kopya şeklinde düzenlenmiştir. Söz konusu defter aracılığı ile olası bir iş kazası durumunda, hakim veya bilirkişi tarafından, iş güvenliği uzmanı veya hekimin tespitleri incelendiği için son derece önemlidir.

Diğer yandan, iş yerlerinde bulunan bu defterler, ilgili kişilerce onaylatılmış olmalıdır. Onaylatma işlemi, iş yerinin bağlı bulunduğu Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlükleri, Genel Müdürlük veya noterler tarafından, her sayfası mühürlenerek gerçekleştirilir. Onaylı defter imzalattırılmadan evvel, yetkili makama dilekçe yazılması ve işveren tarafından imzalanması gerekir. Onay için kuruma gitmeden önce, ilgili defterin ilk sayfasında muhakkak, iş yeri, işveren, iş güvenliği uzmanı ve iş yeri hekiminin imzaları yer almalıdır.

Tespit ve Öneri Defteri’ni temin ettikten sonra tüm mevzuatı yazmak doğru olmayacaktır. Bilgilendirmeler, farklı şekillerde ele alınmalı ve yönetmelikte belirtilen usullere göre hareket edilmelidir. Söz konusu defterin kullanımı ile ilgili birkaç ipucu aşağıdaki gibidir;

·         Defterin sayfalarında tarih ve saat bilgisi yer almalı ve iş yeri kaşesi vurulmalıdır.

·         Yazılacak olan tespitler net ve açıklayıcı bir dille ifade edilmelidir. Örneğin, “merdivenlere korkuluk yapılmalıdır.” yerine, “depoya inen merdivenlere korkuluk yapılmalıdır.” ibaresi kullanılmalı ve hatta gerekli yükseklik de belirtilmelidir.

·         İş Sağlığı ve Güvenliği prosedürlerinin uygulamasında göze çarpan eksiklikler belirtilmelidir. Ayrıca çalışanların tüm eğitimleri, muayeneleri ve saha gözetim raporlarının da ilgili tarih, kişi isimleri ve görseller ile birlikte tutulduğunun bilgisi verilmelidir.

·         Yazılan ilgili maddelerin ardından sayfayı bir çizgi çizerek kapatmak, denetim sırasında iş yeri ile ilgili olumlu bir izlenim bırakacaktır.

·         ISG çalışanlarında değişiklik olduğunda, yeni gelen kişi tarih ile birlikte bu değişikliği belirtmelidir.

·         Kurul toplantılarında yer alan katılımcıların tamamının isimleri yer almalı ve kişi sayısı 50’nin altına düştüğünde belirtilmelidir.

·         Sayfaların her birinin ayrı bir nüshası alınmalıdır. Bu, olası bir silinme ya da kaybolma durumunda kişiye kolaylık sağlayacaktır.

Tespit ve Öneri Defterine İlişkin İşveren ve OSGB’lerin Yükümlülükleri

Bahsi geçen deftere ilişkin, işverenlerin ve OSGB’lerin uyması gereken bazı yükümlülükler vardır. Bunlar kısaca şu şekilde açıklanabilir;

İşveren, İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğinin 7.madde 5.fıkrasında belirtilen “onaylı defterin asıl sureti işveren, diğer suretleri ise iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından saklanır.” ibaresine mutlaka uymalıdır. Öte yandan, OSGB’lerce görevlendirilmiş uzman veya hekimler tarafından saklanması gereken onaylı defterler, OSGB arşivinde tutulmalı ve istenmesi halinde yetkililere gösterilmelidir.

Tespit ve Öneri Defteri, olası iş kazaları durumlarında, yetkililerce incelenmesi ve iş yeri ile ilgili değişiklik ve eksiklik gibi tüm kayıtları içerisinde barındırması sebebiyle büyük önem taşıyan ve her iş yerinde mutlaka bulunması gereken bir defterdir. Biz de Yisgüm olarak çalışanların kendilerini güvende hissettikleri, çalışma ortamlarını ise daha güvenli hale getiren tüm bu uygulamaların arkasında olmaktan mutluluk duyuyoruz.